Office Manager

Siden starten på militær luftfart i Norge har Kongsberg Aviation Maintenance Services (KAMS) og forgjengerne spilt en betydelig rolle i norsk luftfartsindustri. Vi har endret og tilpasset oss utviklingen innen luftfart, men vår dedikasjon til innovasjon og pålitelighet har aldri endret seg. I dag er vi mer ambisiøse enn noen gang og vi er utrolig stolte over å være en leverandør i verdensklasse av vedlikehold, reparasjon og overhaling på tvers av flere flyvende plattformer, inkludert fly og helikoptre, men også motorer og komponenter. KAMS er også en av leverandørene av nye deler til et av de største luftfartsselskapene i verden.

Vår Office Manager har takket ja til ny rolle og vi ser etter en erstatter til vårt hovedkontor på Kjeller. Vi ønsker deg som er proaktiv, utpreget serviceinnstilt, som trives godt med å organisere og legge til rette for kolleger, og som får energi av å ha mange baller i luften samtidig. Som Office Manager i KAMS vil du bistå administrerende direktør og ledergruppen med praktiske og merkantile oppgaver og du vil ha viktige oppgaver knyttet til administrasjon og drift av både kontor, møtelokalene og ut i organisasjonen. Kommunikasjons- og markedsrelaterte oppgaver som publisering av informasjon på Intranett, samt bistå med messer, annonser og artikler er også aktuelt.

Vi ser etter deg som er en «people person» og som liker å skape god stemning rundt deg, samtidig som du er et ordensmenneske og finner glede i å strukturere, organisere og skape en mer effektiv hverdag for deg selv så vel som for andre. Du må trives i en hektisk hverdag, hvor du raskt tar tak i oppdukkende behov og løser utfordringer med et smil.

Stillingen rapporterer til Director People & Organizaton.

Som Office Manager kan du forvente deg følgende arbeidsoppgaver: 

• Assistere administrerende direktør og ledergruppen, blant annet
  • Utarbeidelse av agenda og referatskriving for ledergruppens møter
  • Tilrettelegge for årshjul for KAMS
  • Planlegge og gjennomføre små og store møter og samlinger, internt og eksternt i inn- og utland
• Administrasjon av kontorbygg og møtelokalene, f.eks. innkjøp av varer, møtemat, dialog med leverandører og sørge for at møtelokalene til enhver tid er presentable
• Kontakt ut i organisasjonen og samarbeid med de ulike avdelinger og depoter/kontorer
• Koordinering ved ombyggingsprosjekter
• Kontakt med eksterne, for eksempel departementene, på telefon og e-post
• Håndtere besøk av kunder/leverandører fra inn- og utland, med fokus på å gi et profesjonelt og godt inntrykk av organisasjonen, herunder besøkskontroll, organisere omvisninger o.l.
• Bistå med markedsaktiviteter som messer, materiell, annonser, artikler o.l.

Vi ser for oss at du har følgende kvalifikasjoner og personlige egenskaper:

• Praktisk erfaring fra liknende stilling, gjerne som Office Manager, koordinator eller assistent
• Høy grad av serviceorientering, og med en naturlig tilbøyelighet til å smile, også i travle tider
• Høy grad av nøyaktighet, integritet, samt struktur og ryddighet i arbeidet du utfører med evne til å ha flere baller i luften samtidig
• Gode språkferdigheter i både norsk og engelsk, muntlig og skriftlig
• Gode kommunikasjonsferdigheter, med evne til å tilpasse din stil til publikum

Vi tilbyr fantastiske kolleger og varierte oppgaver, og også:

• Spennende og interessante kunder og samarbeidspartnere – hos oss er ingen dager like
• Konkurransedyktige betingelse
• God pensjons- og forsikringsordning, samt helseforsikring
• Aksjeprogram

Søkere må kunne sikkerhetsklareres opp til Norsk Hemmelig

Søknader vurderes fortløpende